Assistant exécutif
L’assistant exécutif est responsable de la gestion de l’agenda, des courriels, des déplacements et des communications de l’associé, afin de lui permettre de se concentrer pleinement sur ses responsabilités professionnelles. Il assure également l’organisation des réunions, conférences et autres événements, en veillant à ce que l’ensemble des tâches administratives et logistiques liées à son travail soit pris en charge de manière fluide et efficace. Ce rôle implique une interaction constante avec les autres associés, membres de l’équipe et les clients, tout en garantissant une gestion proactive et discrète des priorités de l’associé.
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Régime d'assurance collective -
Programme d'aide aux employés (PAE) -
Service gratuit de télémédecine -
REER collectif -
Programme de développement des compétences -
Congés de maladie -
Fermeture de nos bureaux 4 semaines/an (vacances de la construction et des fêtes) -
Possibilité de télétravail -
Activités sociales (5 à 7, party d'été, party de Noël et activités de team building) -
Excellent esprit d'équipe -
Ambiance de travail conviviale et stimulante
Ce que tu accompliras avec nous
- Gestion de l’agenda et des priorités : organiser et gérer l’agenda de l’associé, planifier les réunions et rendez-vous, en assurant une gestion efficace des priorités et des contraintes de temps;
- Traitement des courriels et des communications : gérer la correspondance électronique de l’associé, filtrer et répondre aux courriels de manière autonome lorsque nécessaire, et s’assurer de la bonne circulation de l’information;
- Planification des déplacements : organiser les voyages professionnels de l’associé (réservations de transport, hébergement, itinéraires, etc.) et s’assurer que tout est préparé pour des déplacements efficaces et sans faille;
- Organisation de réunions et événements : planifier, coordonner et préparer les réunions, conférences et autres événements. Cela inclut la préparation des documents nécessaires, la réservation des lieux et la gestion des invités;
- Rappels et suivi des engagements : assurer un suivi constant des engagements de l’associé, en l’aidant à respecter ses délais et ses obligations professionnelles;
- Soutien administratif et logistique : assurer toute autre tâche administrative nécessaire pour faciliter le travail de l’associé, en veillant à la fluidité de l’ensemble des processus internes.
Ce qu'il te faut
- Diplôme en administration des affaires, en gestion ou dans un domaine pertinent;
- Expérience préalable d’au moins 5 ans dans un rôle similaire, idéalement dans un environnement professionnel similaire;
- Excellentes compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément;
- Maîtrise des outils bureautiques (MS Office, gestion des calendriers électroniques, etc.);
- Maîtrise du français et de l’anglais, écrit et oral;
- Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles;
- Compétences en communication orale et écrite exceptionnelles;
- Autonomie, proactivité et capacité à prendre des initiatives;
- Adaptabilité et ouverture au changement dans un environnement en constante évolution.
Il s’agit d’un poste permanent, à temps plein 37,5 heures par semaine (sur site).
* L’utilisation du genre masculin dans le texte n’a d’autres fins que d’en faciliter la lecture. De fait, ACDF Architecture souscrit au principe d’égalité en emploi.